Projekt fokuserat på att förtydliga och förbättra in- och utskrivningsprocessen till slutenvården, med särskilt fokus på patientens behov och delaktighet.
Uppdragsgivare – Ledningsgruppen i Kommun & sjukvård samverkan i Göteborgsområdet
Kommun och sjukvård - Samverkan i Göteborgsområdet är en organisation som syftar till att effektivt samordna och individanpassa insatser från kommun och sjukvård. Målet är att skapa en sammanhållen hälsa, vård och omsorg av god kvalitet för invånarna i Göteborgsområdet. Organisationen består av representanter från 5 kommuner, primärvård och sjukhus som arbetar tillsammans på strategisk nivå för att utveckla och förbättra samverkan mellan olika vårdgivare.
Ledningsgruppen (LGS) arbetar på en strategisk övergripande nivå och består av förvaltningschefer eller motsvarande från ingående kommuner, primärvård, sjukhus och andra relevanta vårdinstanser. LGS ansvarar för att ta fram övergripande mål, prioritera fokusområden och fatta inriktningsbeslut som ska få genomslagskraft i hela vårdsamverkansområdet. Genom detta arbete strävar man efter att skapa bättre förutsättningar för en effektiv och individanpassad vård och omsorg för invånarna i Göteborgsområdet.
Bakgrund
Ett ökat antal avvikelser kopplat till samverkan vid in- och utskrivningsprocessen från slutenvården, samt vid upprättandet av Samordnad Individuell Plan (SIP), har lett till flera negativa konsekvenser. Patienter hamnar i kläm mellan vårdgivare, konflikter mellan parter skapar arbetsmiljöproblem, och höga kostnader uppstår när utskrivningsklara patienter blir kvar på sjukhuset längre än nödvändigt. Trots tidigare insatser har en samsyn mellan vårdgivare inte kunnat uppnås, vilket försvårar en trygg och effektiv vårdövergång.
Ett ökat antal avvikelser kopplat till samverkan vid in- och utskrivningsprocessen från slutenvården, samt vid upprättandet av Samordnad Individuell Plan (SIP), har lett till flera negativa konsekvenser. Patienter hamnar i kläm mellan vårdgivare, konflikter mellan parter skapar arbetsmiljöproblem, och höga kostnader uppstår när utskrivningsklara patienter blir kvar på sjukhuset längre än nödvändigt. Trots tidigare insatser har en samsyn mellan vårdgivare inte kunnat uppnås, vilket försvårar en trygg och effektiv vårdövergång.
Uppdraget
Förtydliga processen för att säkra kundresan genom in- och utskrivningsprocessen från slutenvården.
Förtydliga processen för att säkra kundresan genom in- och utskrivningsprocessen från slutenvården.
Så här gick jag till väga
Eftersom tidigare försök att skapa samsyn kring processen inte hade lyckats, föreslog jag att projektet skulle styras mot tydliga effektmål och genomföras enligt den utforskande designprocessen double diamond. Min roll var att facilitera och leda arbetsgruppen genom designprocessen. Arbetsgruppen bestod av representanter från alla berörda parter.
Eftersom tidigare försök att skapa samsyn kring processen inte hade lyckats, föreslog jag att projektet skulle styras mot tydliga effektmål och genomföras enligt den utforskande designprocessen double diamond. Min roll var att facilitera och leda arbetsgruppen genom designprocessen. Arbetsgruppen bestod av representanter från alla berörda parter.
Vi startade projektet med att arbetsgruppen tog fram syfte och effektmål som projektet skulle styras mot. Dessa förankrades i ledningsgruppen.
Syfte
På ett tydligt sätt underlätta att göra rätt, att skapa samsyn och att stödja fokus på den enskildes behov och delaktighet i vårdövergångarna vid in- och utskrivningsprocessen.
Effektmål
•Organisation/medarbetare: Ökad tydlighet kring vad som ska göras, vem som ska göra det, när och hur.
På ett tydligt sätt underlätta att göra rätt, att skapa samsyn och att stödja fokus på den enskildes behov och delaktighet i vårdövergångarna vid in- och utskrivningsprocessen.
Effektmål
•Organisation/medarbetare: Ökad tydlighet kring vad som ska göras, vem som ska göra det, när och hur.
• Patientbehov: Patienten upplever vård och omsorg som en helhet i samband med utskrivning – Ökad andel patienter upplever att de är delaktiga i sin utskrivningsprocess.
•Patienter får relevant samordnade insatser i samband med utskrivning
• Minimera antal utskrivningsklara dagar
• Minimera antal återinläggningar (som kunde ha förebyggts)
Effektkarta
När effektmålen var satta genomförde vi ett antal workshops med arbetsgruppen med fokus på att identifiera alla roller samt deras behov & vilka aktiviteter de behöver utföra för att bidra till effektmålen.
När effektmålen var satta genomförde vi ett antal workshops med arbetsgruppen med fokus på att identifiera alla roller samt deras behov & vilka aktiviteter de behöver utföra för att bidra till effektmålen.
Intervjuer
I researchfasen samarbetade jag med en kollega för att genomföra intervjuer med medarbetare, patienter med egen erfarenhet samt anhöriga. Vi analyserade även relevanta rapporter och studerade framgångsrika lösningar från andra regioner. Dessutom intervjuade vi både nyckelpersoner från dessa regioner och experter inom personcentrering som forskar om vårdövergångar.
I researchfasen samarbetade jag med en kollega för att genomföra intervjuer med medarbetare, patienter med egen erfarenhet samt anhöriga. Vi analyserade även relevanta rapporter och studerade framgångsrika lösningar från andra regioner. Dessutom intervjuade vi både nyckelpersoner från dessa regioner och experter inom personcentrering som forskar om vårdövergångar.
Kartläggning av styrdokument
Jag genomförde en kartläggning av alla styrdokument och länkar däremellan.
Jag genomförde en kartläggning av alla styrdokument och länkar däremellan.
Insikter i förstudien
•Planeringen inför utskrivning påbörjas för sent. Alla jobbar fortfarande enligt den gamla processen som slutade gälla 2018.
•Planeringen inför utskrivning påbörjas för sent. Alla jobbar fortfarande enligt den gamla processen som slutade gälla 2018.
•Komplex informationsstruktur med dokument som motsäger varandra eller är delvis inaktuella.
• Styrdokumenten är inte anpassade för vare sig digital eller analog läsning och innehåller många korslänkar och hänvisningar vilket gör de svåra att tillgodogöra sig.
• Det saknas helhetsbild över processen.
• Personen som genomgår patientresan behandlas inte som en part i samverkan och får inte den information hen behöver för att kunna vara det.
• Invånare har mycket låg förförståelse om vårdprocesser, olika huvudmän och deras ansvarsområden inom vården.
• Vårdcentralerna saknar kunskap om att fast vårdkontakt kan vara någon annan än en läkare och att denne har huvudansvar för SIP i utskrivningsprocessen.
Service blueprint nuläge
Genom workshops och intervjuer ritade jag upp en nuläges service blueprint med en rad/simbana för respektive part. Blueprinten bekräftade bilden vi hade av att planeringen påbörjas för sent. Att skapa samsyn kring nuläget var avgörande för att få en gemensam bild av utgångsläget och öka förståelsen för behovet av förändring.
Genom workshops och intervjuer ritade jag upp en nuläges service blueprint med en rad/simbana för respektive part. Blueprinten bekräftade bilden vi hade av att planeringen påbörjas för sent. Att skapa samsyn kring nuläget var avgörande för att få en gemensam bild av utgångsläget och öka förståelsen för behovet av förändring.
Service blueprint önskat läge
Utifrån nuläget identifierade jag de aktiviteter som behövde läggas till för att uppnå effektmålen samt säkerställa efterlevnad av lagen om samverkan som trädde i kraft 2018. Aktiviteterna beskrevs och tydliggjordes med mål och syfte samt placerades vid den part och vid den tidspunkt de behöver utföras för att gemensamt kunna bidra till effektmålen. För att betona vad som händer om aktiviteter bortprioriteras lade jag även till vilka konsekvenser som följer på uteblivna eller avvikande utförande på aktiviteterna.
Utifrån nuläget identifierade jag de aktiviteter som behövde läggas till för att uppnå effektmålen samt säkerställa efterlevnad av lagen om samverkan som trädde i kraft 2018. Aktiviteterna beskrevs och tydliggjordes med mål och syfte samt placerades vid den part och vid den tidspunkt de behöver utföras för att gemensamt kunna bidra till effektmålen. För att betona vad som händer om aktiviteter bortprioriteras lade jag även till vilka konsekvenser som följer på uteblivna eller avvikande utförande på aktiviteterna.
Lösningar & leverans
För att göra service blueprinten tillgänglig för medarbetare överförde vi den till processverktyget 2c8. Detta verktyg erbjuder både översikt och detaljerad information, vilket löste problemet med den komplexa informationshierarkin. Nu kan styrdokument, lathundar och patientinformation kopplas direkt till specifika aktiviteter.
I den nya processen har vi lyft fram och synliggjort den enskilde som en viktig part i samverkan. Varje aktivitet har en tydlig beskrivning och syfte, och vissa innehåller länkar till relevanta stöddokument, webbsidor och lagar.
Om förändringsresan lyckas kommer den enskilde att uppleva vården som sammanhållen och sömlös. Samtidigt får medarbetarna en tydligare gemensam bild av vem som ska göra vad, när och varför.
Leveransen inkluderade även ett femstegsförslag för implementering samt en filmad presentation av projektresultatet. Denna presentation är avsedd att användas vid arbetsplatsträffar (APT) för att skapa medvetenhet om behovet av förändring
